رئیس دفتر مدیرعاملCEO Office Manager
گزارش به: مدیرعامل
ماموریت
تضمین اجرای منظم، سریع و قابل‌ردیابی امور دفتر مدیرعامل از طریق مدیریت جلسات، مکاتبات، پیگیری مصوبات، هماهنگی بین واحدها و ارائه اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری مؤثر و تمرکز مدیرعامل بر مأموریت‌های استراتژیک شرکت.
اهداف کلیدی
- اجرای مؤثر تصمیمات مدیرعامل
- بهبود نظم و بهره‌وری در دفتر مدیرعامل
- ایجاد جریان منظم اطلاعات و ارتباطات
- تسهیل هماهنگی بین واحدها و ذی‌نفعان
- ارتقای کیفیت جلسات و خروجی‌ها
- حفظ محرمانگی و امنیت اطلاعات
شرح وظایف
پشتیبانی از تصمیم‌گیری مدیرعامل
جمع‌آوری و تحلیل اطلاعات کلیدی، تهیه خلاصه‌های مدیریتی (Executive Summary)، ارائه گزینه‌ها و پیشنهادها، پیگیری پروژه‌های ویژه
هماهنگی با هیئت‌مدیره و ستاد
تهیه مدارک جلسات هیئت‌مدیره، جمع‌آوری گزارش‌های مدیریتی، پیگیری مصوبات، گزارش‌های دوره‌ای
مدیریت مکاتبات و اسناد
دریافت و دسته‌بندی مکاتبات، اولویت‌بندی و ارجاع، پیش‌نویس نامه‌ها، پیگیری پاسخ‌ها، آرشیو اسناد، کنترل نسخه‌ها و محرمانگی
پیگیری مصوبات (Action Tracking)
ثبت مصوبات و تصمیمات، تعیین مسئول و مهلت، پیگیری تا حصول نتیجه، گزارش وضعیت اقدامات، داشبورد اقدامات
مدیریت جلسات و برنامه مدیرعامل
تقویم جلسات، هماهنگی جلسات داخلی و خارجی، دستور جلسه، صورت‌جلسات، پیگیری مصوبات، سفرها و بازدیدها
شایستگی‌ها
- مهارت سازماندهی و برنامه‌ریزی
- دقت و توجه به جزئیات
- توان ارتباطی و هماهنگی بالا
- نگارش اداری قوی
- مدیریت زمان و اولویت‌بندی
- محرمانگی و امانت‌داری
- آشنایی با مفاهیم مدیریت پروژه و کسب‌وکار
- تسلط به ابزارهای دیجیتال و هوش مصنوعی
- زبان انگلیسی (در حد مکاتبات و جلسات)
ابزارها
- Microsoft 365
- Planner
- SharePoint
- CRM
- Power BI
- Notion / OneNote
- Trello / Asana
شاخص‌های عملکرد
- درصد اقدامات بسته‌شده
- زمان پاسخ به مکاتبات مهم
- دقت و به‌موقع بودن صورت‌جلسات
- تعداد موارد معوق
- کیفیت هماهنگی جلسات
- نظم و به‌روزرسانی داشبورد مدیریتی